加速你的工作-介绍GTD

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上周分享的一个PPT,介绍了GTD系统和自己应用的一些心得体会。下面是几张重要的Slide,放出来分享学习下。有很多网站和论坛都在讲GTD,感觉太复杂了,用我们这行的话说就是可用性不好。(本篇所有的图片和资料都来自于网上,记不清出处,有版权问题请直接留言。)

GTD就是Get Thing Done的缩写,翻译过来就是“尽管去做”。GTD的核心理念说白点儿,就是你必须记录下来你要做的事,然后整理安排自己一一去执行就OK了。

一、第一张Slide有四条GTD的好处,简单而言就是可以帮助你更合理更高效的完成工作。

对于第四点,我似乎还没看到,但对于自己的工作是很相当清晰了。也可能和我应用GTD系统时间长短有关,我大约用了八个月左右。

二、接着看一下GTD的工作流。这里主要是记住工作流,然后严格按这个工作流来处理你手头上的工作。

gtd_flow

我一直感觉老外很笨,但人家最牛的地方就是把经验上升为理论,然后很撤底的执行,不断的优化。这里有另外一张工作流,点此查看

三、下面一张Slide讲的是GTD的五个核心原则:收集、整理、组织、回顾、执行。OK,记住这五个原则的先后顺序就可以了。

gtd_princple

很简单吧,最重要的是:执行。另外借用老大的一个词“集中精神”,结合在一起就是:集中精神执行。

四、下面的Slide是收集的流程。把所有的事情从你的脑子里记录清出来,记录在一个可以看到的地方。GTD认为大脑是应该去思考如何去做一件事,而并不是用来存储N多个事。

collect_flow

我的一些经验:在纸上或其它设备里记录下的任务或工作时,应该注意安排优先级,比如你今天重点的工作是画一个视觉设计,那么其它的工作就要安排在次要的位置,集中精力去做今天最重要的事情。另外,如果一天重要的事情在上午做完了,就应该重新回顾,列出下午最重要的工作,然后其它的事情靠后。

记录也有技巧,涉及到记录的工具和线上和线下两种情况。我的处理方式是线上能提醒的是Outlook的任务和日历,比如几点要找谁谁打个打电话,几点要发某某邮件,几点去开会。

线下的工具是纸笔和手机,我一般是记录每天所有的工作,我用的本本是“是日”,一是这个本本是广州一家设计团队做的,相当有感觉,特别是“是日”的名字,相当有个性;二是“是日”的扩展性,正面可以按时间记待办的工作,背面可以写写总结什么的,淘宝这里有卖

这个是官方给出的正面照片。

日历同步方式我同时使用两种:一是Google日历和Outlook同步,我使用Google Calendar Sync,在办公机上自动同步到Google日历上去,在任何地方,在我的几台电脑中都可以看到我的日历。

另外是Iphone日历和Google日历同步,同步工具是NemusSync。想查看的时候工作Outlook日历的时候,点一下,很完美。手机上我用的是广东06前五元包月100M的GPRS服务,我不觉得Wifi那么快有什么特别的优势,像我,每天除了上下班,使用iphone上网的时候也就在班车的时候,顶多也就一个小时吧,所以、查看天气、股票、看看订阅文章、同步日历基本上是我的操作。换句话说50M的包月也够了。

下面这几张图是Things软件的截屏,Iphone上的一个GTD软件,虽然他有很漂亮的原型手绘稿,我试用过后不如Todo这款软件,后来放弃了。有喜欢的可以去下载个试试。things

五、“处理(整理)”,英文原意是Process。我提取了三点重要的内容:

不能不提一下处理的两分钟原则。我想更细的是:1秒+2分钟原则,对突然打断的事情,一秒钟评估,两分钟内能解决,无论是任何事情,马上着手解决掉。如果不能在两分钟内解决,就进行下一步处理。这里坚决不能拖,一件事一件事的来,一心别二用,两分钟处理完一件事,马上回到你的主要事情上来。

2min_princeple

六、“组织”应该是最关键的一点。“组织”主要分成对备份资料的组织与对下一步行动的组织。

备份资料来自于对任务可行动的处理结果。对备份信息的组织主要就是一个文档管理系统,可用很多工具去存档这些资料,我以前用网文快捕,现在发现Onenote也不错,因为公司都是Office办公,所以后来家里和公司的系统上全都装上了Onenote。

下一步行动的组织则一般可分为:等待处理清单、将来处理清单、下一步行动清单。

1. 等待处理清单主要是记录那些委派他人去做的工作,比如有个邮件问你这件事有谁负责,你可转交处理,如果你是主管,可安排下属去做。

2. 将来处理清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等等。

3. 下一步处理清单则是具体的下一步工作。而且如果一个任务涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的项目。老外认为不能在两分钟钟内完成的、需要一系列动作来进行的任务叫作“项目”。

有很多朋友把Outlook建了@todo,@waiting,@next三个文件夹,我在Gmail上尝试过GTDinbox,后来因为大部份的事情在公司Outlook中,还是转移了。

七、“回顾”和“执行”

我对回顾的理解是PDCA循环的一种方式,目前是每日回顾、每周回顾一次,对自己的工作和其它事情进行回顾,看看哪里做的不好,需要改进。

“执行”就不用说了吧,马上做就OK了。

八、一些资源和Tips。

tips

http://www.gtdlife.cn
http://groups.google.com/group/gtdlife?hl=zh-CN
http://www.mifengtd.cn/articles/category/gtd
http://cngtd.com/
http://www.moleskiner.cn

其它的一些资源,也是转载的,不知道出处是哪里了。要详细了解的,可以看下面这些内容,但愿各位能在这个分享中提高自己,也欢迎和我交流,最好用邮箱:xiaoxiao@vip.qq.com

GTD综述和介绍:
GTD知识深入:
GTD资源下载:
GTD工具介绍(软件):
GTD移动工具(PDA):
非电子类GTD工具:
GTD应用延伸:
简单做(ZTD)系列:

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51 Responses to 加速你的工作-介绍GTD

  1. Neo 2009/01/19 at 03:54 #

    很漂亮的slides。
    不过,GTD的中文意思直译过来应该是“把事情做完”吧。

  2. xiaoxiao 2009/01/19 at 09:08 #

    楼上的细心,我的确搞错了,应该是David的那本书翻译过来的名字。 GTD本身应该叫“把事情做完”。

  3. airwin 2009/01/19 at 09:27 #

    非常好的文章,真详细,学习了!

  4. 5key 2009/01/19 at 11:24 #

    真够长的。
    晚上再看好了。

  5. 阿企 2009/01/19 at 13:01 #

    虽然我也很喜欢gtd,但是不得不说,这些理论最重要的是执行,有了执行力、意志力,gtd理论并不需要太多,人做事情都有一个计划、组织、执行、反思回顾的过程,但动力因素却不是gtd能提供的,很遗憾……

  6. xiaoxiao 2009/01/19 at 13:25 #

    其实这事还是挺有意思的。 比如动力因素从哪里来,我从实际的运用上来看是相互的,在我发现我的工作越来越多,不能解决的时候,我来寻找好方法,这个时候就找到了GTD。

    在经过一个运用GTD的时间段后,我发现很多事情都在掌握中、计划中(所有的事情都在记录中),你做的事情就会自然得到肯定,可能是来自于人、也可能来自于其它方面的肯定,当然我指的是在做几个回顾和改进后得到的肯定,动力很大有一部分来自这里。反过来看,动力的激励又会促使你不断改进你的GTD系统。GTD是一种时间管理方法,动力的来源最终是靠自己啦。

    前面有提到有更为明确的人生目标,我想应该在一个长时间的GTD应用上看得到,比如在项目中,能够在回顾的时候看到自己的不足,在做一步准备的时候,就把这个不足点做为一个“项目”,不断的调整,最终应该会找到一个适合自己的目标。

  7. blankyao 2009/01/19 at 15:38 #

    我觉着GTD这种方式好累…

  8. JunChen 2009/01/19 at 22:46 #

    我用的是MUJI的活页本,耐用,便携(A6);内页买标准的6孔就行。也不分什么next action之类,就是要做的堆一起,做完的活页就丢后面去。简单实用 😀

  9. 兔子 2009/01/20 at 01:00 #

    呵呵,很详细的介绍,决定用一段时间看看效果再说。

  10. 阿企 2009/01/21 at 15:26 #

    对于你这样执行力较强的人自然有用,但你知道,江山易改本性难移,很多人的意志力一直就很薄弱,不然世界上会多出很多天才……

  11. eey 2009/01/21 at 18:47 #

    方法很赞的,学习ing

  12. hkysj 2009/01/23 at 16:25 #

    写的很用心啊,这么详细。最后就是要执行了,锻炼意志力。

  13. 来诺 2009/01/26 at 23:52 #

    写的很详细,可是我真是很难做到。。。比如:我就没完全看完这篇。。而是收藏了。。。

  14. 听宇 2009/01/28 at 18:34 #

    todolist 这类的任务管理软件,听起来功能差不多,我现在就在用。

  15. gps 2009/01/29 at 19:49 #

    写得很好,刚工作不久而且最近事情好多…感觉好没计划,看了这篇关于gtd的文章很受教^_^

  16. heyzsu 2009/02/14 at 15:14 #

    hello xiaoxiao大哥,不知能否发一份您关于GTD分享的ppt给我学习下?
    如方便,请EMAIL至我的邮箱adver2000@126.com,非常感谢!
    祝情人节快乐:)

  17. joseph 2009/03/22 at 14:02 #

    I’m a bird of GTD. If I have a project which has a deadline (e.g submitting a report), first I analysis it and put things in “projects list”. Say I wanna finish part 1 today, part 2 tomorrow, where should I put these steps and expected date of finish? Calender? Or should I use another method to control the process? Thanks.

    • xiaoxiao 2009/03/23 at 08:59 #

      我用中文来回复吧。拿提一交份PPT报告,我通常是用两块时间来做,这个是因人而宜的,就像Joseph所说,有可能需要多个步骤。我的第一部分时间用来做报告,第二部分是用来检查和修改。如果分成两天来做的化,第一天晚上做回顾的时候记录在明天的待办事项就可以了,也有可能你在做回顾的时候发现明天不是做检查的时间,很有可能把这个事情放在了后天。至于Joseph提到,该把这个东西放在哪儿,也是看每个人。如果这个报告并不是很重要,或许我会用Google日历来设一个提醒,第二天做一个检查或修改。如果这个报告相当重要,在报告的初期我会把这个报告拆成几个部份(或是叫WBS项目分解),或是录入Project,或是你记录在本子上,总之有一个地方能让你看得到他的存在就OK。如果你觉得方便,直接把每个部分按时间放入到Google日历里做提醒也是可以的。另外一点就是要做回顾,每一天晚上或第二天早上去重新检查一下你的任务是否完成的OK,再来做调整。说了一堆,可能是我个人的经验,Joseph可以多尝试适合自己的方法。

  18. Russell 2009/03/23 at 22:20 #

    好专业好商务啊

  19. joseph 2009/03/24 at 17:11 #

    Thanx. yeah, I thought about it. I guess that we can make a plan firstly and put the plan into “projects list”. If it’s a short plan (less than one week), then write all things down into “calender”. Otherwise, step by step, plan the part of this week. In the revision on Sunday, put details of the part of the next week into calender.
    Haha, another question, How to deal with a “someday/ Maybe” which includes too many items, clear them? cos it takes a long time to review the list.

  20. BOBYCAI 2009/05/08 at 18:51 #

    嘻呵,不错的文章.学到很多.

  21. marc 2009/05/31 at 16:03 #

    能否分享下你制作的ppt?我目前也正在收集这方面的资料,希望能和团队成员作一次深入的分享

  22. 大狗熊 2009/10/09 at 22:12 #

    很棒的文章,效果很赞的幻灯片,一看就是KEYNOTE的风格,楼主也是MAC的玩家吧!

    我也刚整理过一组运用MAC和iPhone如何进行GTD管理的心得,有兴趣可以看看:

    http://www.bearbig.cn/2009/09/28/gtd_solution_of_mac_01/
    (文章最后有链接,一共五篇,这就不贴啦!)

    gtdlife.cn上也有连载,也可以看到。

    好像MAC系的GTDer不多呢,大家多交流!

  23. xiaoxiao 2009/10/10 at 07:01 #

    to 大狗熊:我不是Mac的玩家,只是有一个Iphone。 前几天看到过您的文章,相当不错,很好的运用,赞一个!

  24. 枯の灵 2009/10/22 at 16:13 #

    方法都是那么些个方法

    关键是执行了

  25. jason 2009/11/03 at 11:06 #

    不知能否发一份您提到的关于GTD的ppt给我?
    如方便,请EMAIL至我的邮箱wjason80@126.com

    非常感谢~!

  26. Tom 2009/11/09 at 01:26 #

    正在学习GTD。
    楼主能否发一份ppt给我呢?
    s_eye@sohu.com
    谢谢!

  27. wiswood 2009/11/10 at 21:56 #

    GTD的材料以前看过很多,但昨天看了Jornny的这篇博文、今天尝试了一下之后才感到真正领悟了精髓。非常感谢!

    我想围绕GTD在公司内部也作一次workshop,不知原始的PPT是否方便发来学习分享一下?如果能就太好了。我的邮箱是zmzhong@ustc.edu

    您这篇博文写得很用心,再次表示感谢!

  28. 牛牛 2009/11/11 at 14:23 #

    站点喜欢不错哦。欢迎回访

  29. jetchi 2009/12/22 at 22:56 #

    PPT非常不错,最近也会在公司内部做一个关于GTD的介绍,能不能把PPT发一份给我参考呢?多谢
    chizhe@gmail.com

  30. jiao1103 2010/03/29 at 22:51 #

    不知能否发一份您提到的关于GTD的ppt给我?
    如方便,请EMAIL至我的邮箱jiao1103@126.com

    非常感谢~!

  31. Mario 2010/04/13 at 11:27 #

    写的不错。保存了,回去细看。

  32. 野果子 2010/04/27 at 13:44 #

    慕名而来。。这篇经典,我已经感觉到第一张的第四点了。

  33. Aeyang 2010/05/10 at 14:29 #

    很好很全面,最近刚开始接触GTD,你的文章很有帮助。谢谢

  34. yesitis 2010/08/15 at 22:08 #

    推荐一个简单好用的GTD软件: http://www.btodo.com/

  35. 文夹GTD软件 2010/09/16 at 05:47 #

    这些都是GTD有好的资源,值得收藏!
    希望能跟你交流交流,
    有时间到我博客(http://blog.sina.com.cn/wenjiagtd)看看,
    是我实践GTD的一些总结。

  36. mousesu 2010/11/04 at 22:21 #

    这几天搜索了很多关于GTD的软件,电脑端和手机端的~ 或太简单或太复杂,不符合个人习惯。
    看了Iphone的GTD软件,觉得眼前一亮。不过Iphone在中国卖的可真是那个贵。
    虽然Iphone以简约著称,不过俺感觉,买了IPHONE会掉进被圈钱的“陷阱“。整天想着买这个软件那个软件。老实说,触屏的手机还真不好用,尤其是打中文。而且玩智能手机,还是WM系统来的好。IPHONE和S60一样,都有点傻瓜式的。

  37. mousesu 2010/11/04 at 22:24 #

    这年头,越来越依赖电脑,手机,电子化产品。
    脑袋快要变傻瓜~

  38. Derek 2011/03/03 at 14:41 #

    您好!可否将您的高效时间管理GTD PPT发一份给我?谢谢!xiaofeimails@163.com

  39. kuruslynn 2012/04/14 at 15:06 #

    楼主你好,正在学习,能分享PPT吗?不胜感激kuruslynn@163.com

  40. kuruslynn 2012/04/16 at 11:37 #

    学习中,希望楼主可以分享PPT:kuruslynn@163.com

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