分类： 工作日志

 

上周分享的一个 PPT，介绍了 GTD 系统和自己应用的一些心得体会。下面是几张重要的 Slide，放出来分享学习下。有很多网站和论坛都在讲 GTD，感觉太复杂了，用我们这行的话说就是可用性不好。（本篇所有的图片和资料都来自于网上，记不清出处，有版权问题请直接留言。）

GTD 就是 Get Thing Done 的缩写，翻译过来就是“尽管去做”。GTD 的核心理念说白点儿，就是你必须记录下来你要做的事，然后整理安排自己一一去执行就 OK 了。

一、第一张 Slide 有四条 GTD 的好处，简单而言就是可以帮助你更合理更高效的完成工作。

对于第四点，我似乎还没看到，但对于自己的工作是很相当清晰了。也可能和我应用 GTD 系统时间长短有关，我大约用了八个月左右。

二、接着看一下 GTD 的工作流。这里主要是记住工作流，然后严格按这个工作流来处理你手头上的工作。

我一直感觉老外很笨，但人家最牛的地方就是把经验上升为理论，然后很撤底的执行，不断的优化。这里有另外一张工作流，点此查看。

三、下面一张 Slide 讲的是 GTD 的五个核心原则：收集、整理、组织、回顾、执行。OK，记住这五个原则的先后顺序就可以了。

很简单吧，最重要的是：执行。另外借用老大的一个词“集中精神”，结合在一起就是：集中精神执行。

四、下面的 Slide 是收集的流程。把所有的事情从你的脑子里记录清出来，记录在一个可以看到的地方。GTD 认为大脑是应该去思考如何去做一件事，而并不是用来存储 N 多个事。

我的一些经验：在纸上或其它设备里记录下的任务或工作时，应该注意安排优先级，比如你今天重点的工作是画一个视觉设计，那么其它的工作就要安排在次要的位置，集中精力去做今天最重要的事情。另外，如果一天重要的事情在上午做完了，就应该重新回顾，列出下午最重要的工作，然后其它的事情靠后。

记录也有技巧，涉及到记录的工具和线上和线下两种情况。我的处理方式是线上能提醒的是 Outlook 的任务和日历，比如几点要找谁谁打个打电话，几点要发某某邮件，几点去开会。

线下的工具是纸笔和手机，我一般是记录每天所有的工作，我用的本本是“是日”，一是这个本本是广州一家设计团队做的，相当有感觉，特别是“是日”的名字，相当有个性；二是“是日”的扩展性，正面可以按时间记待办的工作，背面可以写写总结什么的，淘宝这里有卖。

这个是官方给出的正面照片。

日历同步方式我同时使用两种：一是 Google 日历和 Outlook 同步，我使用 Google Calendar Sync，在办公机上自动同步到 Google 日历上去，在任何地方，在我的几台电脑中都可以看到我的日历。

另外是 Iphone 日历和 Google 日历同步，同步工具是 NemusSync。想查看的时候工作 Outlook 日历的时候，点一下，很完美。手机上我用的是广东 06 前五元包月 100M 的 GPRS 服务，我不觉得 Wifi 那么快有什么特别的优势，像我，每天除了上下班，使用 iphone 上网的时候也就在班车的时候，顶多也就一个小时吧，所以、查看天气、股票、看看订阅文章、同步日历基本上是我的操作。换句话说 50M 的包月也够了。

下面这几张图是 Things 软件的截屏，Iphone 上的一个 GTD 软件，虽然他有很漂亮的原型手绘稿，我试用过后不如 Todo 这款软件，后来放弃了。有喜欢的可以去下载个试试。

五、“处理（整理）”，英文原意是 Process。我提取了三点重要的内容：

不能不提一下处理的两分钟原则。我想更细的是：1 秒+2 分钟原则，对突然打断的事情，一秒钟评估，两分钟内能解决，无论是任何事情，马上着手解决掉。如果不能在两分钟内解决，就进行下一步处理。这里坚决不能拖，一件事一件事的来，一心别二用，两分钟处理完一件事，马上回到你的主要事情上来。

六、“组织”应该是最关键的一点。“组织”主要分成对备份资料的组织与对下一步行动的组织。

备份资料来自于对任务可行动的处理结果。对备份信息的组织主要就是一个文档管理系统，可用很多工具去存档这些资料，我以前用网文快捕，现在发现 Onenote 也不错，因为公司都是 Office 办公，所以后来家里和公司的系统上全都装上了 Onenote。

下一步行动的组织则一般可分为：等待处理清单、将来处理清单、下一步行动清单。

1. 等待处理清单主要是记录那些委派他人去做的工作，比如有个邮件问你这件事有谁负责，你可转交处理，如果你是主管，可安排下属去做。

2. 将来处理清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等等。

3. 下一步处理清单则是具体的下一步工作。而且如果一个任务涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的项目。老外认为不能在两分钟钟内完成的、需要一系列动作来进行的任务叫作“项目”。

有很多朋友把 Outlook 建了@todo，@waiting，@next 三个文件夹，我在 Gmail 上尝试过 GTDinbox，后来因为大部份的事情在公司 Outlook 中，还是转移了。

七、“回顾”和“执行”

我对回顾的理解是 PDCA 循环的一种方式，目前是每日回顾、每周回顾一次，对自己的工作和其它事情进行回顾，看看哪里做的不好，需要改进。

“执行”就不用说了吧，马上做就 OK 了。

八、一些资源和 Tips。

http://www.gtdlife.cn
http://groups.google.com/group/gtdlife?hl=zh-CN
http://www.mifengtd.cn/articles/category/gtd
http://cngtd.com/
http://www.moleskiner.cn

其它的一些资源，也是转载的，不知道出处是哪里了。要详细了解的，可以看下面这些内容，但愿各位能在这个分享中提高自己，也欢迎和我交流，最好用邮箱：xiaoxiao@vip.qq.com。

GTD 综述和介绍：

• 什么是”GTD”
• GTD 中的关键词
• 为什么 GTD 这么受欢迎?
• 你为什么需要 GTD？
• 5 分钟向你介绍什么是 GTD
• 开始 GTD 时你需要知道什么
• GTD 初学者须知五条
• 几个中文 GTD 在线网站
• 学习 GTD 后的十个改变
• 6 个步骤 Getting Things Done
• 一百步掌握 GTD

GTD 知识深入：

• GTD：5 条你需要明白的道理
• GTD 中容易遇见的错误（第一部分）
• GTD 中容易遇见的错误（第二部分）
• GTD：收集的技巧
• 收件箱管理——清空你的收件箱
• 为什么下一步行动这么重要？
• 设置每天最重要的任务
• 同强动力的任务改善你的工作效率
• 放置大石头的艺术：让你的效率翻倍
• 如何建立有强行动性的任务清单
• 为什么你的任务清单如此糟糕
• GTD：怎样不完成所有的任务
• GTD：培养每周回顾的好习惯
• 每周回顾：GTD 和实现目标的关键
• 如何在一小时内完成每周回顾
• 简化 David Allen 复杂的 GTD 配置

GTD 资源下载：

• Getting Things Done 中文版下载《尽管去做——无压工作的艺术》
• Getting Things Done FAST – Workbook 中文版下载
• GTD 相关有声资料整理收集
• GTD FAST 配套音频下载
• 《褪墨优秀文章选摘第一期》下载

GTD 工具介绍（软件）：

• ThinkingRock:最好的 GTD 软件 – 综合介绍
• ThinkingRock:最好的 GTD 软件 2 – 使用说明
• ThinkingRock 推出新版本——支持中文
• ThinkingRock Hacks:调整字体大小
• ThinkingRock Hacks:让 Report 输出中文
• Thinkingrock Hacks:设置周期性任务

GTD 移动工具（PDA）：

• MyLife Organized 不完全应用手册（上）
• MyLife Organized 不完全应用手册（中）
• MyLife Organized 不完全应用手册（下）
• Pocket Informant 不完全应用手册（上）
• Pocket Informant 不完全应用手册（下）

非电子类 GTD 工具：

• 理想的笔记本：Moleskine
• Moleskine 的 GTD 应用
• 漂亮简单的纸质管理工具：Hipster PDA

GTD 应用延伸：

• 学生版 GTD：如何成为一个 A 学生（上）
• 学生版 GTD：如何成为一个 A 学生（下）
• 博客版 GTD：无压博客的艺术
• 运用 GTD 来整理衣柜
• 时间管理实践总结（软件应用篇）
• 时间管理实践总结（硬件工具篇）

简单做（ZTD）系列：

• 更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)
• 简单做(ZTD)习惯培养 1——收集
• 简单做(ZTD)习惯培养 2——处理
• 简单做(ZTD)习惯培养 3——计划
• 简单做(ZTD)习惯培养 4——执行
• 简单做(ZTD)习惯培养 5——信任的系统
• 简单做(ZTD)习惯培养 6——管理
• 简单做(ZTD)习惯培养 7——回顾
• 简单做(ZTD)习惯培养 8——简化
• 简单做(ZTD)习惯培养 9——常规
• 简单做(ZTD)习惯培养 10——激情
• 如何培养简单做(ZTD)中的十个好习惯
• 简单做(ZTD)的十个好习惯总结