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加速你的工作-介绍GTD

xiaoxiao — Sun, 18 Jan 2009 13:04:00 +0000

上周分享的一个PPT，介绍了GTD系统和自己应用的一些心得体会。下面是几张重要的Slide，放出来分享学习下。有很多网站和论坛都在讲GTD，感觉太复杂了，用我们这行的话说就是可用性不好。（本篇所有的图片和资料都来自于网上，记不清出处，有版权问题请直接留言。）

GTD就是Get Thing Done的缩写，翻译过来就是“尽管去做”。GTD的核心理念说白点儿，就是你必须记录下来你要做的事，然后整理安排自己一一去执行就OK了。

一、第一张Slide有四条GTD的好处，简单而言就是可以帮助你更合理更高效的完成工作。

对于第四点，我似乎还没看到，但对于自己的工作是很相当清晰了。也可能和我应用GTD系统时间长短有关，我大约用了八个月左右。

二、接着看一下GTD的工作流。这里主要是记住工作流，然后严格按这个工作流来处理你手头上的工作。

我一直感觉老外很笨，但人家最牛的地方就是把经验上升为理论，然后很撤底的执行，不断的优化。这里有另外一张工作流，点此查看。

三、下面一张Slide讲的是GTD的五个核心原则：收集、整理、组织、回顾、执行。OK，记住这五个原则的先后顺序就可以了。

很简单吧，最重要的是：执行。另外借用老大的一个词“集中精神”，结合在一起就是：集中精神执行。

四、下面的Slide是收集的流程。把所有的事情从你的脑子里记录清出来，记录在一个可以看到的地方。GTD认为大脑是应该去思考如何去做一件事，而并不是用来存储N多个事。

我的一些经验：在纸上或其它设备里记录下的任务或工作时，应该注意安排优先级，比如你今天重点的工作是画一个视觉设计，那么其它的工作就要安排在次要的位置，集中精力去做今天最重要的事情。另外，如果一天重要的事情在上午做完了，就应该重新回顾，列出下午最重要的工作，然后其它的事情靠后。

记录也有技巧，涉及到记录的工具和线上和线下两种情况。我的处理方式是线上能提醒的是Outlook的任务和日历，比如几点要找谁谁打个打电话，几点要发某某邮件，几点去开会。

线下的工具是纸笔和手机，我一般是记录每天所有的工作，我用的本本是“是日”，一是这个本本是广州一家设计团队做的，相当有感觉，特别是“是日”的名字，相当有个性；二是“是日”的扩展性，正面可以按时间记待办的工作，背面可以写写总结什么的，淘宝这里有卖。

这个是官方给出的正面照片。

日历同步方式我同时使用两种：一是Google日历和Outlook同步，我使用Google Calendar Sync，在办公机上自动同步到Google日历上去，在任何地方，在我的几台电脑中都可以看到我的日历。

另外是Iphone日历和Google日历同步，同步工具是NemusSync。想查看的时候工作Outlook日历的时候，点一下，很完美。手机上我用的是广东06前五元包月100M的GPRS服务，我不觉得Wifi那么快有什么特别的优势，像我，每天除了上下班，使用iphone上网的时候也就在班车的时候，顶多也就一个小时吧，所以、查看天气、股票、看看订阅文章、同步日历基本上是我的操作。换句话说50M的包月也够了。

下面这几张图是Things软件的截屏，Iphone上的一个GTD软件，虽然他有很漂亮的原型手绘稿，我试用过后不如Todo这款软件，后来放弃了。有喜欢的可以去下载个试试。

五、“处理（整理）”，英文原意是Process。我提取了三点重要的内容：

不能不提一下处理的两分钟原则。我想更细的是：1秒+2分钟原则，对突然打断的事情，一秒钟评估，两分钟内能解决，无论是任何事情，马上着手解决掉。如果不能在两分钟内解决，就进行下一步处理。这里坚决不能拖，一件事一件事的来，一心别二用，两分钟处理完一件事，马上回到你的主要事情上来。

六、“组织”应该是最关键的一点。“组织”主要分成对备份资料的组织与对下一步行动的组织。

备份资料来自于对任务可行动的处理结果。对备份信息的组织主要就是一个文档管理系统，可用很多工具去存档这些资料，我以前用网文快捕，现在发现Onenote也不错，因为公司都是Office办公，所以后来家里和公司的系统上全都装上了Onenote。

下一步行动的组织则一般可分为：等待处理清单、将来处理清单、下一步行动清单。

1. 等待处理清单主要是记录那些委派他人去做的工作，比如有个邮件问你这件事有谁负责，你可转交处理，如果你是主管，可安排下属去做。

2. 将来处理清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等等。

3. 下一步处理清单则是具体的下一步工作。而且如果一个任务涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的项目。老外认为不能在两分钟钟内完成的、需要一系列动作来进行的任务叫作“项目”。

有很多朋友把Outlook建了@todo，@waiting，@next三个文件夹，我在Gmail上尝试过GTDinbox，后来因为大部份的事情在公司Outlook中，还是转移了。

七、“回顾”和“执行”

我对回顾的理解是PDCA循环的一种方式，目前是每日回顾、每周回顾一次，对自己的工作和其它事情进行回顾，看看哪里做的不好，需要改进。

“执行”就不用说了吧，马上做就OK了。

八、一些资源和Tips。

http://www.gtdlife.cn
http://groups.google.com/group/gtdlife?hl=zh-CN
http://www.mifengtd.cn/articles/category/gtd
http://cngtd.com/

http://www.moleskiner.cn

其它的一些资源，也是转载的，不知道出处是哪里了。要详细了解的，可以看下面这些内容，但愿各位能在这个分享中提高自己，也欢迎和我交流，最好用邮箱：xiaoxiao@vip.qq.com。

GTD综述和介绍：

GTD知识深入：

GTD资源下载：

GTD工具介绍（软件）：

GTD移动工具（PDA）：

非电子类GTD工具：

GTD应用延伸：

简单做（ZTD）系列：

导致年度目标失败的7个常见原因

xiaoxiao — Sun, 13 Jan 2008 10:23:19 +0000

原文：7 Common Reasons People Fail To Achieve New Year Resolutions
转载：中文HowTo

　　人们习惯在新年的时候，对过去一年的生活和工作做总结回顾，同时对下一年开始的生活做一些计划。人们似乎获得了一个在新年里重新开始生活的机会。
然而，有很多人不愿意做新年的计划，因为他们觉得这对他们并没有实际的效果。还有一些人制定了目标，但是到最后要么忘记了，或者是根本不起作用。

　　下面是在设定新年计划和目标时，导致失败的一些常见原因：

太多的“大计划”
你是否设置了很多的计划和决心，恨不得这一年都能够完成？
有些计划，例如：减肥、学习一门新的技能、或者练习长跑马拉松。这些需要花费几个月才有可能达到目标。
如果你设定了很多诸如此类的“大计划”，那么你这一年中，要达到这些设定的目标，就必须花费非常多的时间和精力。这样的话，你就没有多少剩余的时间来完成其他相对“小”的计划了。
所以，建议你只留2-3个“大计划”，另外，小的计划尽量保持在12个以内。把你“大计划”的持续时间分散到一整年里，这样，这些大计划就不会独占一年中好几个月。
不明确个人的目标
你为什么要设定这个计划？达到这个计划的目标对你意味着什么？当你达到目标后你会有什么感觉？如果你对这些问题都还不是很清楚，说明今年你还不是特别急切地希望达到这些目标。
要达到一个目标，即使面对艰难和挑战，仍然急切地想要竭尽所能来达到它。
所以，你需要十分透彻地明白你制定的目标对你的意义。否则，你不只会很容易忘记它，而且很难会有进展。
不把它们写下来
要想明白自己制定的目标，最好的办法是把它们写下来。如果你之前没有这么去做，那么看完这篇文章后你可以马上试一试。
把你的目标下下来，详细描述并阐述你制定该目标的原因。
我敢打赌你不能一下子（in one go）把它们都写出来。为什么？因为需求和想法通常都是分散的，不明确的。
如果你不把你的目标和想法写下来，它们就永远是不明确的想法。含糊不清的想法就有了模棱两可的计划，最终导致失败的结果。
所以，如果你不能一下子明确自己的目标，那么坐下来花一点时间把它们写下来吧。
不能每天都看到自己的目标
即使你把你的目标写下来，并且很明确，你仍然可能忘记它们，因为人类是健忘的动物。
你可以把你的计划放在你每天可以看到的地方，例如，写在记事本里，或者通过电脑提醒。这样就从客观上减少了忘记的可能性。
不去定期回顾自己的目标
光是记住你的目标还不够，你还需要定期检查和回顾（Review）你的计划进度。
就像飞行员驾驶飞机的时候，需要定时检查和修正飞行的航线。要达到个人的目标也是一样。
如果在定期检查时，你发觉没有取得预期的效果，为什么呢？可能是出现了一些新的障碍，也可能是你的计划本身出现了问题，例如占去了其他事情的时间等等。那么你就可以针对新出现的问题制定解决办法，或者重新修正你的计划。
如果你定期（比如一个月）检查你的计划的进行状态，那么这个计划对你来说是可以控制的，你达到目标的可能性也会提高。
你的计划只有自己知道
你知道为什么人们害怕作出承诺吗？因为人们害怕自己做不到。
制定目标计划也是一样。在你把目标写下来之后，可以把它告诉你的家人和朋友，并向自己保证一定要成功。
把自己的计划向别人公布，并且要对你的计划负责，这可能会让你感觉别扭，你可能不愿意这么做。但是你可以这么去想——如果现在你连这么一点不自在都受不了，那么在下一年中你又会花费多少心思在你的计划上？你又如何保证能够达到目标？
不过，如果是属于自己隐私的计划和目标，还是自己知道的好。
得不到别人的支持
达到自己的目标并不意味着你要做一个独行者，相反，如果你有家人和朋友的支持，你将会得到意外的成功。
例如：如果你打算减肥，但是你的家人却每天吃快餐，这并不是什么支持，对你没有什么帮助。还有，如果你想早起，但是你的家人却每天很晚睡觉，这也不会对你有帮助。
去和你周围的人谈谈你的计划，看看他们能够给你多少支持，不管是精神上的还是物质上的。

　　通过总结上面容易犯的错误，希望大家能在新年里摆正自己的位置和心态，在2008年能有自己期望的进步和收获！

用GTD方法管理邮件收件箱

for3w — Sun, 12 Nov 2006 16:17:25 +0000

原文：http://in.comengo.net/index.php/archives/manage-email-inbox/

　　当我们在一个新起点的时候，总会有很多美好的计划和想法。正如我不久前刚刚换了一台新电脑，所以就计划这次要让自己的邮件收件箱保持干净和整洁，而不是像以前那样堆满了数千封邮件（其中甚至有数百封未读邮件），迁移到新系统需要转移数G的邮件数据，而且凌乱的收件箱还明显影响工作效率（需要花时间去找那些邮件需要处理以及常常要用搜索功能去查找邮件）和造成邮件附件管理的麻烦。

　　与我以往常用而且似乎也颇为流行的使用邮件过滤器来自动筛选邮件并归入相应文件夹的方法不同，这次我希望使用GTD的方法来管理我的收件箱。

　　GTD的核心就在于将所有的信息都进行处理，安排好它的下一步，所以我现在对所有的邮件都不设置过滤器，让他们全都进入收件箱，当然这并不是任它们呆在收件箱中，我尽量保持每天都清空收件箱的习惯。而按照GTD的原理，所有从inbox出来的东西只有三个归宿：删除、归档和确定下一步行动（包括行动、未来某天与等待）。

　　所以，我对邮箱作以下设置：

1、建立一个“行动”文件夹，并在其中设置”@Today”（存放紧急需要处理的工作），”Wait”（存放等待他人回复的工作）和”Someday”（存放日后某个时刻可能需要处理的工作），”To Do/Read”（存放需要处理但不太紧急的工作）几个子文件夹；
2、建立一个“存档”文件夹，并在其中根据不同项目或邮件内容分别设置子文件夹，将所有日后可能需要作为参考的邮件内容分别归类存入归档文件夹。

　　在收到邮件之后，就根据邮件内容判断如何处理该邮件，是删除、归档还是需要作出行动。如果需要归档，则将其移入存档文件夹下的相应子文件夹中，需要归档的邮件是指邮件本身需要存档，如果只是附件需要存档的话，还是将其另存到硬盘上，以免邮件客户端越来越庞大，降低运行效率；如果需要作出行动，则考虑是否可以在一两分钟之内完成，比如转发给某位同事，如果可以的话就立即处理，如果不行的话，就将其移动到行动文件夹中的相应子文件夹中。在发送邮件的时候如果是需要等待对方回复采取下一步行动的邮件，则同时抄送自己一份，并可以设置自动过滤器将其归入Wait文件夹，以便提醒自己日后等待对方答复。而在GTD中，定期的回顾也很重要，需要每周定期浏览一下行动文件夹下的各子文件夹。

　　我现在使用的ThunderBird邮件客户端还可以灵活地利用标签功能与已保存搜索功能达到更好地实施GTD的效果（ via here）。在雷鸟中用户可以自行定义五个标签，而且可以用快捷键（1、2、3、4、5）给邮件迅速加上标签。我分别设置了@Today, Waiting, Someday, To Do/Read这四个标签，有一个暂时空着因为我还没想好设什么标签。再通过文件-〉新建-〉已保存搜索分别建立几个保存搜索作为文件夹这样在收到邮件的时候，只需要按快捷键就可以迅速地对邮件进行分类了，当然存档邮件需要手工移动。希望这次采用的邮件管理办法能够保持收件箱干净整洁，也能够让电子邮件也成为自己有效的GTD工具。

　　不过使用雷鸟GTD有个小的不足在于，GTD对于有确定日期的行动是放到某个日期的任务中，这样就可以到时候给自己一个提醒，但在雷鸟中无法作相应的设置，比较方便的解决办法就是在自己使用的其他日程表软件上标注提醒。如果你使用的是Outlook，则可以从这篇blog中学习在邮件中设置到期提醒的方法。

　　除了使用上面的方法来GTD外，下面的这几条对于管理电子邮件应该也具有参考意义：

　　1、充分利用垃圾邮件过滤功能，现在不少的邮件客户端或者是WebMail都具有垃圾邮件过滤功能，应该充分利用垃圾邮件过滤避免花时间处理这些无效的垃圾邮件。
　　2、不建议使用工作邮箱订阅Newsletter，如果确实想只用一个邮箱的话，就需要设置邮件过滤器，将邮件列表过滤到专门的文件夹中。
　　3、不要害怕删除邮件，对于那些第一感没有保留和日后参考价值的邮件就大胆地删除。如果确实在日后几天内需要查阅某封邮件，别担心，只要在邮件客户端设置在服务器上保留最近7天的邮件，我想在7天之后都不需要查阅而且你感觉没有存档必要的邮件日后还需要查阅的可能性个人感觉是很小的。
　　4、适当增加邮件客户端自动检查新邮件的间隔时间，或者取消新邮件到达提醒，因为频繁的自动检查与提醒很可能会分散你对手头工作的注意力，从而降低效率。
　　5、定期清空发件箱，由于自己发出的重要邮件已经抄送自己一份，并按照上面的GTD的方法存档或者等待处理，因此其他的已发送邮件基本上都可以安心地删除了。如果担心自己会忘记抄送给自己，如果客户端支持，也可以直接设置所有的已发送邮件都抄送自己一份（ThunderBird可以）。